どうする？VISA申請時の結婚証明書と出生証明書

こんにちは、Stellaです！無事マレーシアでの就職先を確保した私の次の任務は、家族全員分のVISA取得です。私はいわゆる就労VISA、夫と子供はその扶養VISAが必要です。マレーシアではVISAとは言わず、下記のようにPassと呼ぶようです。

【必要なVISA 】
私：Employment Pass （略称：EP）
夫＆息子：Dependent Pass（略称：DP）

Passは私のEPのみ、就職先の会社が手配することになっていました。
ですが家族のDPも必要なことから、会社に聞いてみると有料になるが会社がDPの手配もできるということで、お願いすることにしました。家族のDPについてはネットや知り合いに聞いても自分で取得する方法が不明で一番気になっていました。会社が手続きを代行してくれるということで本当に助かりました。

【必要書類】
１. パスポート作成時と同じサイズの写真（家族全員、各1枚）※1
２. パスポート表紙を含む全てのページのコピー、白黒でもOKだが、ウチはカラーで取り込みました。（家族全員、各1枚）※2
３. 結婚証明書
４. 子供の出生証明書
５. EP取得予定の私の最新のResume（英文版履歴書）
６. 大学の英文版卒業証明書

※1 サイズは、縦4.5cm✖️横3.5cm。背景色はブルーを指定されました。（白色が指定されるときもあるようです。偽造防止目的なのか頻繁に指定の色が変わることがあるそうです。）カメラ屋さんで撮影、データも今後を考え取得しました。結果、会社にはデータで提出する必要があったので良かったです。

※2 会社指定は残存有効期間14ヶ月以上。（一方、マレーシア大使館HPには６ヶ月以上と記載あり）

必要書類は上記の通りですが、いちばん厄介だったのは、３の結婚証明書と４の出生証明書です。
というのも、日本には公的なこれらの証明書はないため、代わりに戸籍謄本を代用するからです。
代用と言っても役所は英文版を作成してくれないため、翻訳業者に依頼するか自分で翻訳するかの２択になります。

調べてみると翻訳自体はそこまで難しいものではないこと、戸籍謄本専用の翻訳フォーマットがネット上に沢山存在していたことから、自分で翻訳することに決めました。

２、３日掛けて翻訳しましたが、自分で翻訳したり業者が翻訳した内容は、公の書類とはマレーシア政府に認めてもらえません。そこで必要なのが、公証人役場とマレーシア大使館での手続きです。

ここからは、この戸籍謄本とその翻訳版を公的書類にするまでの流れをお話ししていきたいと思います。（いやー、結構面倒でしたよ…）

【手順】

戸籍謄本の入手（Stellaはコンビニでゲット）
宣言書※１付きの戸籍謄本翻訳用Formatをネット上から入手し、翻訳
公証人役場へ２で訳したものを持参（Stellaは大阪の公証人役場へ持参）
公証人の面前で、戸籍謄本翻訳の宣言書部分にサイン
公証人の認証ゲット
同時にワンストップサービス※２を使い、公証人役場で法務局長の公証人押印証明と外務省の公印確認）※３を一度に纏めてゲット
６をマレーシア大使館に郵送、マレーシア領事の認証をゲット※４

いかがですか？結構面倒なスタンプラリーですよね。また、聞きなれない言葉もあると頭の中が「？？？」となってしまいますよね。

大丈夫です。きちんと説明しますね。

※１の宣言書とは

翻訳した人が私が確かに翻訳しましたよということを証明するための署名欄部分です。翻訳と別に１ページ割いて作成してもいいですし、翻訳と同じページに署名欄を作ってもOKです。

※２ワンストップサービスとは

外務省のHPによると「東京都、神奈川県、静岡県、愛知県及び大阪府の公証役場では、申請者からの要請があれば、公証人の認証、法務局の公証人押印証明及び外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得できます。」黄色塗り潰し部分の５箇所のみの対応なので、行ける方はこの５箇所に行った方が手続きは楽になると思います。

※３外務省の公印確認とは

こちらも外務省のHPによると、「日本にある外国の大使館・（総）領事館の領事による認証（＝領事認証）を取得するために事前に必要となる外務省の証明のことです。外務省では公文書上に押印されている公印についてその公文書上に証明を行っています。外務省で公印確認を受けた後は必ず日本にある外国の大使館・（総）領事館の領事認証を取得して下さい。」とあります。その通り、７でマレーシア大使館に郵送していますね。

※４マレーシア領事の認証を受けるにあたって

自分の戸籍謄本とその翻訳をマレーシア大使館に送る前に、大使館へメールでVISA取得の必要がある旨を伝え、戸籍謄本に領事認証が必要と連絡しました。帰ってきた答えは、通常大使館に持参する必要があるが今回のみ（恐らくコロナ禍のため）郵送を認めるということでしたので、返信用封筒と一緒に簡単にメモ書きをつけ郵送しましたところ、翌々日には領事認証がついた戸籍謄本が戻ってきました。

いかがでしたでしょうか？これが結婚証明書と出生証明書を兼ねる戸籍謄本とその翻訳版をVISA申請書類に使える公的文書に進化させる方法となります。いやー、我ながら頑張ったなと思います。

この記事が誰かのお役に立つことを願いっています。

注意：本記事の内容は著者Stellaが申請時の内容です。時間の経過とともに変更される事柄も増えるため、ご自身のVISA手続き時は、必ず関係各署によく確認してご自身の責任でお手続きされるようお願いします。